U-ETDS yolcu listesi Excel ile nasıl yüklenir?

Excel ile yükleme ne zaman işe yarar?

Tur firmaları ve transfer şirketleri çoğu zaman yolcu listesini müşteriden ya da acentadan Excel dosyası olarak alır. Bu listeyi U-ETDS'ye bildirmek için bilgileri yeniden yazmak hem zaman alır hem de yazım hatası riskini artırır.

U-ETDSPaneli'nde sefer oluştururken yolcu bölümündeki Excel ile İçe Aktar seçeneği, hazır şablonla tek seferde en fazla 200 yolcuyu listeye ekler. Yolcu sayısı daha azsa mesajdan ekleme veya pasaport fotoğrafı da kullanabilirsiniz.

Şablon nasıl indirilir?

1. Panelde yeni sefer sayfasını açın ve yolcu bölümüne inin.
2. Excel ile İçe Aktar düğmesine basın; bir pencere açılır.
3. Örnek Excel'i İndir düğmesiyle şablonu bilgisayarınıza kaydedin.
4. Dosyayı Excel'de açın, örnek satırların üzerine kendi yolcularınızı yazın.

Şablonu kendiniz sıfırdan oluşturmayın. Sütun başlıkları şablondakiyle eşleşmezse yükleme reddedilir.

Şablonun sütunları

Şablonda beş sütun vardır. Hepsi doldurulmalıdır:

• Ad: Yolcunun adı. İki isimli yolcularda iki ismi birlikte yazın.
• Soyad: Yolcunun soyadı.
• T.C. Kimlik / Pasaport No: T.C. vatandaşları için 11 haneli kimlik numarası, yabancı yolcular için pasaport numarası.
• Cinsiyet (E/K): E erkek, K kadın demektir. Erkek, Kadın, Male ve Female yazımları da tanınır.
• Ülke Kodu: Yolcunun uyruğu. Türkiye için TR, Almanya için DE, İsveç için SE gibi.

Örnek satırlarla tamamen aynı biçimi koruyun. Başlıkların yazımı Türkçe karakterli ya da karaktersiz olabilir; ancak sütun sırasını ve anlamını değiştirmeyin.

Dosya için kurallar

• Dosya biçimi .xlsx olmalıdır. Eski .xls biçimi desteklenmez.
• Dosya boyutu en fazla 5 MB olabilir.
• Tek seferde en fazla 200 yolcu yüklenir. Daha fazla yolcu için listeyi parçalara bölün.
• Yalnızca ilk çalışma sayfası okunur.
• Tamamen boş satırlar atlanır, bu yüzden listenin arasında boşluk bırakabilirsiniz.

Adım adım yükleme

1. Doldurduğunuz dosyayı .xlsx olarak kaydedin.
2. Excel ile İçe Aktar penceresinde dosyayı seçin.
3. Listeye Ekle düğmesine basın.
4. Panel dosyayı kontrol eder ve geçerli satırları yolcu listesine ekler.
5. Eklenen yolcuları kontrol edin, gerekirse düzeltin ve seferi kaydedin.

Panel, kaç yolcunun listeye eklendiğini ve kaç satırın atlandığını size bildirir. Dosyada hiç geçerli satır yoksa ilk hatanın nedeni ekranda gösterilir.

Yükleme sırasında alınan uyarılar

• “Excel dosyası açılamadı”: Dosya .xlsx değil ya da bozuk olabilir. Dosyayı Excel'de açıp yeniden .xlsx olarak kaydedin.
• “Excel başlıkları örnek dosyayla eşleşmiyor”: Başlık satırı değiştirilmiş. Örnek dosyayı yeniden indirip verileri onun içine taşıyın.
• “Satır N: ad boş”: O satırda zorunlu bir alan eksik. Belirtilen satırı doldurup yeniden yükleyin.
• “cinsiyet E veya K olmalı”: Cinsiyet sütununda tanınmayan bir değer var.
• “ülke kodu bu firmada tanımlı değil”: Ülke kodu panelde tanımlı değil ya da yanlış yazılmış. Panelde tanımlı ülke kodlarından birini kullanın.

Hatalı satırlar listeye eklenmez; geçerli satırlar eklenmeye devam eder. Atlanan yolcuları düzeltip elle ekleyebilir ya da dosyayı düzeltip yeniden yükleyebilirsiniz. Yeniden yüklerseniz önce eklenen yolcuları silin ya da yalnızca eksik satırları yükleyin; böylece aynı yolcu iki kez listeye girmez.

Numaralar için Excel hücre biçimi

Pasaport numaraları bazen sıfırla başlar ya da harf ve rakamlardan oluşur. Excel, hücreyi sayı olarak algılarsa baştaki sıfırı siler ya da uzun sayıları bilimsel gösterime çevirir. Bu durumda numara yanlış okunur.

Bunu önlemek için T.C. Kimlik / Pasaport No sütununu seçin, hücre biçimini Metin olarak ayarlayın ve numaraları ondan sonra yazın ya da yapıştırın. Dosyayı yüklemeden önce numaraların başında sıfır kaybı olup olmadığına göz atın.

Yüklemeden sonra kontrol edin

Yükleme sonrası yolcular sefer ekranındaki yolcu tablosuna eklenir; henüz U-ETDS'ye gönderilmiş sayılmazlar. Seferi kaydedene kadar her satırı düzeltebilir veya silebilirsiniz.

Özellikle ad ve soyad sırasının, kimlik veya pasaport numarasının ve ülke kodunun pasaportla uyuştuğunu kontrol edin. Yanlış bir yolcu bilgisi seferin U-ETDS'de reddedilmesine yol açabilir; olası hata mesajları sefer bildirimi hataları rehberinde anlatılıyor.

Yolcu sayısının da beklediğiniz sayıyla aynı olduğundan emin olun. Excel dosyasında gizli satır ya da boş görünen ama dolu hücreler olabilir; yükleme sonrası tablodaki satır sayısını acentadan aldığınız listeyle karşılaştırmak en hızlı kontroldür.

Mobil uygulamada Excel ile ekleme

Excel ile yolcu ekleme mobil uygulamada da vardır. Dosyayı telefonunuzdan seçip yükleyebilirsiniz. Aynı kurallar geçerlidir: .xlsx biçimi, en fazla 5 MB ve en fazla 200 yolcu.

Dosyayı telefona e-posta veya mesajlaşma uygulamasıyla aldıysanız önce cihaza kaydedin, sonra uygulamadan seçin.

Zamandan kazanmak için ipuçları

• Acentadan gelen listeyi şablona kopyalarken yalnızca değerleri yapıştırın; biçim yapıştırmak bozuk karakter getirebilir.
• Ad ve soyadı kimlik ya da pasaporttaki gibi yazın, kısaltma kullanmayın.
• Aynı grup için hazırladığınız dosyayı saklayın; ertesi gün benzer bir sefer için baştan başlamazsınız.
• Süreye dikkat edin. Listeyi hazırlamak için son dakikayı beklemeyin; bildirim süreleri bildirim süresi rehberinde anlatılıyor.